Se mettre en conformité face à l’épidémie de Covid-19

Personne regardant l'extérieur à la fin du confinement
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La conformité règlementaire et les obligations légales

Aux termes de l’arrêté du 18 juillet 1994 fixant la liste des agents biologiques pathogènes, le Covid-19 est un agent biologique pathogène de groupe II.

De ce fait, les directeurs d’établissements et chefs d’entreprises sont soumis à certaines obligations de moyens. En particulier, comme le rappelle le ministère du Travail :

« L’employeur doit prendre les mesures nécessaires pour assurer la sécurité et la santé physique et mentale des travailleurs. Ces mesures comprennent des actions de prévention des risques professionnels, des actions d’information et de formation, la mise en place d’une organisation et de moyens adaptés » et il doit veiller à « l’adaptation de ces mesures pour tenir compte du changement des circonstances et tendre à l’amélioration des situations existantes ».

1. Conformez-vous au Protocole National face à la Covid-19

Le « Protocole national pour assurer la santé et la sécurité des salariés en entreprise face à l’épidémie de COVID-19 » a été publié parle ministère du Travail le 31 août 2020 et mis à jour le 11 janvier 2021. Il fixe les mesures que vous devez prendre dans votre entreprise.

Ce protocole précise un peu plus la doctrine générale de protection collective que les employeurs du secteur privé doivent mettre en place. Il complète et précise les 48 guides métiers disponibles sur le site du ministère du Travail et élaborés en partenariat avec les fédérations professionnelles et les partenaires sociaux.

Toutes ces mesures, et celles déjà prises pendant la crise pour limiter le risque de contamination virale au Covid-19 (risque biologique), transforment la façon de travailler des salariés : aménagement de poste, isolement de certains postes, changement des flux de circulation, équipements de protection anti-covid, télétravail, etc. De nouveaux risques, des risques différents liés aux réorganisations intervenues, à l’évolution de la nature du travail et au contexte épidémiologique (dont des risques psychosociaux), sont apparus pour vos salariés : accidents domestiques (électrique, chute, brûlure, etc.), TMS et fatigue oculaire par suite du travail intensif sur écran sur un poste mal adapté, sédentarité, mal-être ou stress dus à l’isolement social et professionnel, situation de travailleur isolé conséquence de la distanciation sociale, fluctuation importante d’activité, hyper-connectivité et changement de rythme entraînant déséquilibre émotionnel et fatigue, gêne pour réaliser son travail avec le port de nouveaux EPI tels que les visières et les masques plus encombrants, etc.

►► SQUALEAN PROPOSE TOUT D’ABORD DE VOUS ACCOMPAGNER par l’audit d’évaluation des moyens et préconisations déjà mis en place, de façon à vous faire part de ses recommandations expertes sur la conformité des outils et des processus de prévention déployés dans votre environnement de travail.

2. Adaptez votre Document Unique d’Évaluation des Risques Professionnels

En tant d’employeur vous êtes tenu d’assurer la sécurité et protéger la santé physique et mentale de vos employés, donc veiller suivant les termes du Code du travail « à l’adaptation de ces mesures pour tenir compte du changement de circonstances » (art. L. 4121-1). Ainsi vous devez faire une évaluation des risques spécifiques générés pour chaque poste de travail et cette évaluation doit être consignée dans votre Document Unique d’Évaluation des Risques Professionnels. Ce document est à mettre à jour sans délai. En cas de contrôle de l’inspection du travail et surtout en cas d’accident, les conséquences pourraient être graves et votre responsabilité légale d’employeur engagée. Sont à revoir :

2.1    Le Document Unique proprement dit.

Il doit être communiqué à tous les personnels qui interviennent sur votre site : vos employés en CDI et en CDD, stagiaires, intérimaires. Il doit en outre être porté à la connaissance du personnel des autres entreprises qui intervient sur votre site. 

2.2    Les satellites du Document Unique, en particulier l’Accueil Sécurité, la Formation Sécurité et les Plans de Prévention (dans le cas d’entreprises extérieures intervenantes) ainsi que les Consignes de traitement et d’évacuation des déchets.

Ils sont aussi à reprendre pour informer des nouveaux risques présents sur le site. Là aussi, il s’agit d’obligations légales. Les remplir ne doit pas être reporté à plus tard. En outre, il vous appartient de justifier de la formation de vos collaborateurs en cas de contrôle ou advenant un accident.

►► N’ATTENDEZ PAS pour mettre à jour votre DUERP et tous les outils et documents satellites. Squalean se tient à votre disposition pour vous aider dans ce sens.

3. Concevez et améliorez votre Plan de Continuité d’Activité

Si vous disposez déjà d’un Plan de Continuité d’Activité (PCA), vous avez pu en valider la pertinence et utiliser les moyens de communication prévus pour informer et transmettre à vos personnels les décisions et consignes à appliquer. Le cas échéant, il convient de l’adapter et de le mettre à jour à la lumière de l’expérience.

Si en revanche vous ne disposez pas encore d’un PCA, vous devriez en prévoir un. En effet, ce document est essentiel. Vos parties prenantes comme les banques, les administrations, vos actionnaires, le requièrent —ou un document analogue— pour comprendre comment vous gérez une crise, quels sont les moyens dont vous disposez, si vous avez une cellule de crise, si vous anticipez, etc. Évaluer et maîtriser les risques quels qu’ils soient et quelle que soit leur nature, savoir gérer l’imprévu sur le plan organisationnel, réagir efficacement et manager en incertitude font désormais partie intégrante de tout système de management performant (Cf. standards ISO) et ressortent des compétences d’un dirigeant responsable.

Le Plan de Continuité d’Activité (PCA) est le document qui répond à tous ces objectifs. Il existe une norme récente de haut niveau pour le structurer (ISO 22031v2019) dans le cadre d’un Système de Management de la Continuité d’Activité (SMCA). Toute entreprise quelle que soit sa taille, y compris les micro-entreprises et les PME, peut l’établir et devrait le faire sans hésiter. Le PCA/SMCA est un outil précieux et indispensable pour renforcer votre crédibilité et protéger votre activité.

►► ALORS ALLEZ-Y ! Capitalisez sur les actions que vous avez dû mettre en œuvre pendant la crise. Tirez bénéfice de cette expérience unique pour rédiger ce document. Et si vous êtes déjà certifié ISO, sachez qu’il s’intègrera très bien au système existant.

La fonction HSEQ dans le contexte de sortie du confinement

4. Absorbez la surcharge de travail administratif
Rattrapez les retards

La crise a retardé ou empêché certaines actions dans les domaines QSSE / HSEQ. Vous éprouvez des difficultés pour tout remettre à niveau. Vous avez pris du retard. Les urgences s’accumulent et le temps presse. 

Par ailleurs, la crise crée de nouvelles exigences. En tant qu’employeur vous avez une obligation de résultat en matière de protection de la santé et de la sécurité des salariés. Cette obligation s’étend à la situation spécifique de déconfinement. Le cas échéant, l’évolution de votre organisation interne est donc aussi à prendre en considération et à réévaluer :

  • Respect des échanges à bonne distance (1 à 2 mètres) et renforcement du télétravail
  • Restriction des contacts physiques (contacts sociaux, proximité de travail)
  • Encouragement des bonnes pratiques (hygiène des mains, nettoyage des surfaces de contact) et port des EAP (équipements anti-postillons)

Cf. ci-dessus : respecter le Protocole National de déconfinement.

Enfin, les dossiers liés à la qualité, à la sécurité et à l’environnement imposent des procédures, des dates butoirs, des documents à mettre à jour et des actions à accomplir impérativement, sans parler des démarches volontaires auxquelles vous êtes astreint (renouvellement de certification, par exemple), qui ont leurs propres échéances. Le confinement a probablement perturbé ce devoir administratif. Il faut tout reprendre et mettre à jour très vite.

5. Externalisez totalement ou partiellement la fonction HSEQ

Que vous disposiez d’un service dédié ou non, les compétences disponibles en interne ne sont peut-être pas suffisantes pour tout relancer correctement ? Or, il faut donner un coup d’accélérateur et mettre de l’ordre afin de faire aboutir les projets, les déployer ou les maintenir dans le temps. Par exemple : renouveler un enregistrement ICPE, remplir une déclaration GEREP, compléter un audit de système ISO et préparer une Revue de Direction, etc. Une impulsion peut aussi être nécessaire pour l’aboutissement d’un projet déjà amorcé ou pour la gestion des audits de renouvellement de vos certifications prévus ou reportés en fin d’année.

Toutes ces activités demandent un investissement temps important, un suivi de proximité à ajuster en fonction de l’évolution de votre charge de travail, mais aussi des exigences règlementaires et de l’horizon temporel. Surtout, elles se révèlent souvent complexes et spécifiques à gérer en interne.

►► Avez-vous pris la pleine mesure des bénéfices à attendre si VOUS DÉCIDEZ DE DÉLÉGUER LA FONCTION HSEQ (en tout ou en partie) À UNE RESSOURCE EXTÉRIEURE à votre entreprise ? 

Squalean propose en effet de mettre à votre service une compétence dédiée à la fréquence souhaitée, une compétence expérimentée d’ingénieur-expert qui possède les qualifications indispensables à la conduite des projets en temps limité. Nous vous épaulons dans les démarches au niveau souhaité, selon vos besoins. Nos intervenants possèdent les qualifications IRCA et l’expérience requise qui sont les preuves tangibles de leurs connaissances et de leur efficacité.

Les missions HSEQ sont de la plus grande souplesse. Elles peuvent varier de quelques heures par mois à un temps partiel, voire même un temps plein, dans le cadre d’un contrat entièrement flexible qui s’adapte à la montée en charge de votre entreprise. Elles tiennent compte de votre disponibilité et du contexte de reprise d’activité avec de fortes exigences de prévention sanitaire.

N’hésitez pas à nous faire part de vos préoccupations et de vos besoins

►► SI VOUS AVEZ BESOIN DE RENSEIGNEMENTS COMPLÉMENTAIRES, NOUS SOMMES LÀ POUR VOUS AIDER. Nous vous conseillons et vous assistons sur les thèmes :

  • Audit et accompagnement dans le cadre du « Protocole National de déconfinement »
  • Évaluation et Mise à jour du DUERP et des documents satellites intégrant les nouveaux risques
  • Valorisation des actions entreprises pendant la crise du Covid-19 dans le cadre de votre Plan de Continuité d’Activité (PCA / SMCA)
  • Accompagnement et soutien de la fonction QSE dans votre établissement, en substitution ou en renfort.

À votre disposition.

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Squalean est un cabinet-conseil engagé dans la Précellence en management ou triple excellence – règlementaire, opérationnelle et citoyenne –.
Conciliant efficience économique et éthique des affaires, Squalean déploie sa démarche de progrès permanent par transfert de compétences du plus opérationnel au plus stratégique et vice-versa.

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