Apprendre de la Covid-19 –
Le Plan de Continuité d’Activité
Face à une crise comme celle de la Covid-19 qui vient de nous frapper, chaque entreprise ou organisation, quel que soit son domaine d’activité et quelle que soit sa taille, a pris conscience qu’elle devait savoir mieux réagir afin de se protéger, en particulier prévoir des adaptations de fonctionnement : limitation ou surproduction, changement de production, arrêt et redémarrage, protection des travailleurs, etc., le tout en intégrant les différentes parties prenantes : personnel, actionnaires, partenaires financiers, voisinage, Pouvoirs Publics, etc. En outre, chacun a bien compris qu’être réactif face à l’imprévisible était nécessaire, mais surtout qu’anticiper permettait de gagner en efficacité et en robustesse.
Il est difficile —et reconnaissons-le, impossible— de prévoir tous les cas de figures de perturbations envisageables : grève ou conflit social, pénurie de matière première, guerre civile, contentieux international, accident industriel, maladie, épidémie, catastrophe climatique, etc. Pourtant, en anticipant une structure et un management de crise, il est possible de réduire l’impact de la perturbation sur l’activité de son organisation.
Disposer d’un système de management de la continuité d’activité est plus qu’utile. C’est devenu absolument indispensable.
À telle enseigne que la démarche est fortement encouragée et soutenue par les Pouvoirs Publics.
► Relevant du Premier Ministre, le secrétariat général de la défense et de la sécurité nationale (SGDSN) « occupe une fonction de vigie chargée de cerner les menaces pouvant affecter le pays ». Dans le cadre de ses missions de coordination des politiques interministérielles de sécurité et de défense, il publie un Guide pour réaliser un Plan de Continuité d’Activité.
► De son côté, l’Agence Nationale pour l’Amélioration des Conditions de Travail (ANACT) propose Les étapes d’élaboration d’un PCA.
Du PCA au Système de Management de la Continuité de l’Activité (SMCA)
Le PCA est à prendre en compte comme un outil de vigilance et de sauvegarde. Il convient toutefois de lui conférer une ambition supplémentaire, directement liée à la performance opérationnelle dans un contexte de crise majeure : celui d’un Système de Management de la Continuité de l’Activité (SMCA).
La norme ISO 22301 « Sécurité et résilience – Systèmes de Management de la continuité de l’activité » (SMCA) est le standard international permettant à l’organisation ou à l’entreprise d’anticiper la gestion d’une crise sur les plans humain, matériel, financier et sociétal. Ce Système de Management en mode dégradé respecte la même structure High Level System (HLS) que les normes internationales de performances ISO 9001:2015, ISO 14001:2015, ISO 50001: 2018, ISO 45001:2018, ISO/CEI 27001:2013, etc. Il est donc très facile de l’incorporer dans un Système de Management Intégré (SMI) préexistant. Pour une entreprise déjà certifiée ISO, sa mise en place est donc simplifiée. Mais inversement, pour une organisation qui ne serait pas encore certifiée, cette norme récente présente l’avantage de la compatibilité de sa rédaction avec celle des autres normes autour d’un socle commun cohérent et standard.
Le PCA est à prendre en compte comme un outil de vigilance et de sauvegarde. Il convient toutefois de lui conférer une ambition supplémentaire, directement liée à la performance opérationnelle dans un contexte de crise majeure : celui d’un Système de Management de la Continuité de l’Activité (SMCA).
Quel est l'intérêt Intérêt de disposer d’un SMCA ?
Un Système de Management Intégré (SMI) favorise le management transversal et permet de gagner en efficacité, grâce à une vision globale de l’entreprise à travers la prise en compte de l’ensemble de ses processus. Le SMCA est la version de votre SMI en situation de crise, un peu comme en informatique, un système d’exploitation fonctionnant en mode « sans échec ».
Avec un SMCA, votre organisation / entreprise pourra continuer à fonctionner pendant la perturbation, ceci en dépit des conditions dégradées. Car elle saura s’adapter aux circonstances. En outre, dans son contexte normal d’activité, elle pourra démontrer à ses parties prenantes notamment financière ou métier par exemple, qu’elle sait anticiper les crises, ce qui renforcera sa crédibilité, sa réputation et son image. Elle apportera surtout la preuve de sa capacité de rebond et donnera confiance à ses investisseurs et à ses commettants, à ses clients et aux administrations de tutelle.
Que trouve-t-on dans un SMCA ?
Comme toutes les normes HLS, la norme ISO 22301:2019 s’appuie sur le PDCA (“Plan-Do-Check-Act” — « Planifier, Développer, Contrôler, Améliorer »)
On retrouve :
- Identification de besoins et attentes des parties prenantes (exigences juridiques, réglementaires, etc.)
- Définition du domaine couvert par le SMCA (but, objectifs, …)
- Clarification les rôles attendus de tout le personnel : direction, managers et un engagement fort du personnel
- Communication claire sur la politique de continuité d’activité
- Évaluation des risques et opportunités auxquels l’organisation devra faire face
- Définition des objectifs de continuité d’activité et leur planification
- Analyse des ressources nécessaires : humaines, matérielles, … en insistant que la sensibilisation et la communication sur le SMCA et sa mise à jour.
- Documentation du SMCA tenue à jour, maitrisée et accessible
- Processus de bilan d’impact de la perturbation c’est-à-dire savoir quantifier l’impact de la perturbation sur toutes les composantes de l’entreprise (fourniture, livraison, process, personnel, …), de façon à pouvoir mettre en place des actions plus facilement.
- Des notions comme la « durée maximale tolérable de perturbation (DMTP) » ou « l’objectif de délai de rétablissement » (RTO) à évaluer au regard des hypothèses faites.
- Une analyse du risque au regard du bilan d’impact.
- Des solutions de façon à minimiser les risques et une stratégie définie.
- Un programme d’exercices établi de façon à tester les scenarios et réponses prévus, ce qui permet d’analyser les écarts et d’améliorer le SMCA.
- Un système d’audit pour s’assurer que le SMCA est en place et répond aux exigences, de nature à faire apparaitre d’éventuels écarts.
- Enfin, une Revue de Direction du SMCA pour statuer sur son efficacité
Un SMCA pour être prêt, agile et proactif
La plupart des points de la liste précédente peuvent normalement faire partie de l’organisation de votre SMI, attendu que le SMCA s’appuie sur les processus et les moyens déjà en place. Cependant cela permet d’analyser en profondeur les modes de fonctionnement en situation dégradée et donc de trouver des solutions efficientes et spécifiques, c’est-à-dire répondant aux besoins malgré le manque de ressources ou des ressources différentes. Par exemple : produire autant voire davantage mais avec moins de personnel, ce qui a été fait dans de nombreuses entreprises durant la crise du coronavirus, ou bien réorganiser la production afin de fabriquer d’autres choses en fonction des besoins et de l’urgence du moment : des masques, des visières, du gel hydroalcoolique, etc.
Maîtriser les risques pesant sur votre activité ne peut plus être ni optionnel, ni différé. Élaborer votre SMCA, au-delà de bien vous préparer à l’éventualité d’une situation de crise aiguë, est une excellente occasion pour gagner en agilité afin que votre entreprise ou votre organisation protège au mieux ses valeurs et son patrimoine avec la perspective du temps long ■
