P : On commence par planifier la démarche en précisant les objectifs à atteindre, les livrables, les parties prenantes, les responsabilités au sein du projet (en utilisant par exemple la matrice RACI) et on définit les échéances.
D : On met en application ce qu’on a préalablement défini.
C : On vérifie l’atteinte des objectifs par rapport au plan initial.
A : On réalise une rétrospective sur le projet en interrogeant les différentes parties prenantes et on améliore notre mode de fonctionnement pour le prochain projet.
Cette méthode est structurante. Elle est très efficace pour le management des projets des entreprises. Toutefois, elle se heurte en pratique à certaines limites qui nous poussent aujourd’hui à la moderniser.
Examinons d'abord les limites
Le déséquilibre entre les phases nuit à l’efficacité
L’équipe à l’initiative d’un projet est souvent très motivée, inspirée et visionnaire. Elle passe donc beaucoup de temps à structurer son plan d’actions, à mettre en place des outils de suivi (Gantt, tableaux de bord, indicateurs, etc.) et se fixe des objectifs ambitieux souvent à moyen ou long terme. S’en suit la phase d’action où les imprévus surviennent, où l’écart avec les ambitions initiales peut rapidement décourager. Avec témérité, l’équipe parvient à atteindre la phase de vérification rapide, parce qu’elle a besoin de connaître les résultats des efforts déployés. Et de manière encore plus expéditive, souvent à l’occasion d’un brainstorming, elle revient sur le projet et sur ce qui pourrait être amélioré. Cette phase pourtant cruciale intervient souvent après de multiples actions qui ont été vite oubliées. Elle perd de sa richesse. Les belles idées qui en ressortent seront souvent mises de côté en attendant le prochain projet où une nouvelle équipe pleine d’ambition n’y pensera plus ou ne se sentira pas concernée.
Le manque de communication entre les parties prenantes associées au projet
Il n’est pas rare d’entendre des collaborateurs se plaindre de ne pas avoir eu l’information en même temps que leurs collègues. Souvent, parce que l’information est associée à une forme de pouvoir dans les entreprises, un pouvoir jalousement conservé : « Je sais, donc je suis plus puissant que toi ! »
Ce manque de transparence nuit directement à l’efficacité du travail, à la cohésion d’équipe et à l’atteinte des résultats. Pendant la phase d’action du projet, la communication se doit d’être sincère et loyale. Des échanges fluides entre tous les acteurs sont primordiaux.
Une structure parfois trop rigide qui a souvent du mal à s’adapter
Quand tout va de travers, le classique : « On s’en tient aux plans ! ». Il est évident qu’ayant passé beaucoup de temps à construire un plan d’action avec un Gantt associé, personne n’a tellement envie de tout remettre en question du jour au lendemain. Tel autre acteur du projet peut, pour sa part, s’autocensurer, mettre ses idées de côté, souvent de bonnes idées, pour ne pas tout bousculer, pour ne pas prendre le risque d’entamer une argumentation interminable avec le chef de projet, le CoDir, ou les autres membres.
Pourtant, le sens commun suffit pour comprendre qu’un projet a tout à gagner à s’appuyer sur un management souple qui offre la possibilité de modifier le plan initial —au moins de soulever les problèmes et de poser les bonnes questions— compte tenu des imprévus qui ne manquent pas d’appraître, sans attendre la phase d’amélioration pour faire le constat qu’il aurait peut-être été plus judicieux de s’y prendre autrement.
Les adaptations : le PDCA by squalean
Partir du besoin exprimé par les parties prenantes
Le PDCA n’est pas à remettre en question dans sa forme ou dans sa globalité. De simples ajustements portant sur la façon de l’appliquer suffiront pour améliorer grandement son efficacité au sein de l’entreprise. Squalean vous propose sa démarche qui emprunte à la méthodologie SCRUM sur les principes de l’agilité, largement utilisée par les équipes de développeurs en informatique. —
Il convient tout d’abord de bien partir du besoin et de la genèse du projet. Ainsi, vous allez commencer par répertorier toutes les Parties Prenantes, ce qu’elles attendent, et définir des objectifs qui seront partagés par tous sur le modèle des objectifs SMART. Il est essentiel de limiter le nombre d’objectifs et de privilégier ceux à court terme (de 1à 6 mois) en conservant un ou deux objectifs à moyen terme (de 6 à 12 mois), car le monde va beaucoup trop vite de nos jours pour s’intéresser au long terme de manière efficace.
Une amélioration continue, vraiment continue !
Durant la phase de planification, vous allez bâtir votre plan d’action sur les objectifs qui ont été retenus, sans oublier d’y associer les parties prenantes sous forme d’un RACI et selon les intérêts de chacun. Ainsi, chaque objectif donnera lieu à sa propre boucle PDCA au sein d’un même projet global.
Ce faisant, vous allez générer de l’amélioration au fur et à mesure, amélioration qui peut vous servir pour les phases d’action en cours. Prenez le temps de vous réunir a minima pour chaque phase d’amélioration et avec l’ensemble des parties prenantes associées à cet objectif. Prenez également le temps de féliciter, de reconnaître les victoires aussi petites soient-elles. Suivant la taille des phases, nous vous conseillons de prévoir des temps d’échange fréquents qui, même s’ils sont rapides, vous assureront de la motivation
et de l’alignement des équipes, ainsi que
du bon déroulement du projet.
Axiome d'humanité
« Devoir présuppose pouvoir »
Si les objectifs restent inchangés, laissez vous le droit de modifier les actions à réaliser pour les atteindre en fonction du contexte et des imprévus rencontrés. En revanche, si les besoins changent, qu’un objectif n’est plus d’actualité, alors en accord avec les parties prenantes, il est
urgent de cesser de déployer des efforts
qui ne rapporteront rien.
Axiome de parcimonie
« Inutile d’imposer ce qui sera toujours réalisé »
« Inutile d’empêcher ou d’interdire ce qui n’arrivera jamais »
« Inutile d’empêcher ou d’interdire ce qui est inéluctable »
De plus, pendant la phase de réalisation, il est indispensable de s’assurer de la transparence des données pour toutes les parties prenantes associées. Nous vous recommandons de prévoir un environnement partagé où mettre en commun les données du projet (réseau partagé, Trello, e-stockage, etc.) en renonçant aux espaces personnels, aux chasses gardées, aux chapelles.
Moyennant ces quelques principes de bon sens, vous vous assurerez que vos objectifs seront atteints grâce à l’amélioration continue et que vous serez en mesure de donner satisfaction à vos parties prenantes.
