Comment simplifier un système complexe, un système à la complexité inflationniste ? Au point de départ, l’envie sera toujours de maîtriser la situation, et pour cela d’avoir une vue générale afin de gagner en simplicité sans pour autant renoncer à la variété et à la liberté de choix, d’options, de services, de fonctionnalités, de sur-mesure, etc. Un peu comme vouloir résoudre la quadrature du cercle.
Un système complexe n’est pas forcément compliqué en soi mais se caractérise plutôt par des interactions multiples entre de nombreux éléments dont la combinaison n’est pas aisément intelligible pour l’esprit. En outre, la complexité augmente si des sous-systèmes ont des comportements inattendus, ou bien lorsque de nouveaux facteurs surviennent par surprise. Le contexte est alors qualifié d’imprévisible.
Pour faire face à la complexité, l’alternative est théoriquement la suivante : soit la prendre en compte dans sa globalité à bras le corps ; soit la mettre de côté et procéder par simplification et/ou par réduction à des éléments plus simples.
La première proposition n’est pas toujours possible. Lorsque le système est trop complexe, nul ne parvient à envisager toutes les options possibles et tous leurs effets. Il faut alors se contenter d’une solution dégradée, dite « satisfaisante ».
La seconde option soulève une autres difficulté majeure. Elle pose en effet la question de la validité d’une décision prise à partir d’un modèle réducteur. La simplification d’un problème complexe conduit forcément à ignorer de multiples variables potentiellement pertinentes et, finalement, à faire des choix qui peuvent s’avérer mauvais ou imparfaits.
Comment rendre un système complexe : simple, intelligible et compréhensible ?
On doit au Pr. Alain Berthoz, ingénieur des mines et neurophysiologiste, membre de l’Académie des sciences, de l’Académie des technologies et professeur honoraire au Collège de France, le concept de « simplexité » proposé en 2009 dans son ouvrage éponyme. Il désigne par ce néologisme l’ensemble des solutions élaborées par les organismes vivants pour faire face à la complexité de leur environnement, et développe que ceux-ci utilisent des règles simples pour s’adapter. Ces règles sont des raccourcis cognitifs. Leur raison d’être est d’économiser le temps et de réduire l’effort, en concentrant l’attention sur l’essentiel pour faciliter le traitement de l’information.
L’essentiel ou le principal peut, dans la plupart des cas qui nous intéressent, s’apparenter à la loi de Pareto qui stipule que « 80% des effets sont générés par seulement 20% des causes ».
Ainsi, dans le domaine industriel, le diagramme de Pareto (et ses variantes : l’analyse A-B-C et l’indice de concentration de Gini), qui se présente sous la forme d’un histogramme de distribution, permet de « simplexifier » les actions en vue de réduire coûts et délais.
Un processus est simplexe lorsqu’il permet de répondre à la complexité par une combinaison de règles simples, suivant le postulat qu’il est nécessaire et suffisant de se concentrer sur l’essentiel. Pour autant, « la simplexité n’est pas la simplicité, elle est fondamentalement liée à la complexité avec laquelle elle possède une racine commune. »
La simplexité est la recherche du juste équilibre « efficience / flexibilité », compte tenu des caractéristiques de l’environnement. L’exercice consiste à trouver des réponses à la complexité des systèmes sur la base de principes simplificateurs qui ne les dénaturent pas, ce qui nécessite de l’habileté, de la finesse et de la lucidité. Alain Berthoz, lui-même, insiste sur ces dimensions humanistes, notamment sur l’esthétique, l’élégance, la diplomatie et la bienveillance comme critères de simplexification.
En management opérationnel, par analogie, il est pertinent de recourir à des processus décisionnels simplexes. En particulier, Squalean s’inspire avec bonheur du Rasoir d’Ockham : « Les multiples ne doivent pas être utilisés sans nécessité. » Ce principe conduit à « tailler » dans les hypothèses superflues comme avec un rasoir, c’est-à-dire à exclure du système de management toutes les règles accessoires et redondantes.
L'axiome de parcimonie
S’en déduit l’axiome de parcimonie à partir duquel Squalean a construit son système de management par la précellence en une triple formulation :
« inutile d’imposer ce qui sera toujours réalisé. »
« inutile d’empêcher ou d’interdire ce qui n’arrivera jamais. »
« Inutile d’empêcher ou d’interdire ce qui est inéluctable. »
« C'est Shadok ! »
Les Shadoks, dans leur grande sagesse, avaient compris l’aliénation par la complexité dont ils avaient fait une servitude volontaire.
La simplexité est l’approche qui leur permet de se libérer des lourdeurs de la complexité, y compris et avant tout de la complexité bureaucratique.
« Mais pourquoi faire compliqué quand on peut faire simple ? » convient-il désormais de répondre aux Shadoks.
À votre tour, simplexifiez !
Lorsque vous faites face à plusieurs hypothèses / règles concurrentes / routines, concentrez-vous d’abord sur les facteurs décisifs.
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