LORSQUE QU’ON LEUR PARLE DE BUSINESS PROCESS MANAGEMENT EN HSEQ ET AMÉLIORATION CONTINUE, CERTAINS RESPONSABLES MAL INFORMÉS IMAGINENT DE LA LOURDEUR ADMINISTRATIVE, DES PROCÉDURES ILLISIBLES ET JAMAIS À JOUR, DES TÂCHES BUREAUCRATIQUES QUI VONT DISTRAIRE LES ÉQUIPES DE L’ESSENTIEL DE L’ACTIVITÉ ET UNE ARMÉE DE PERSONNES QUI SERONT PAYÉES À METTRE EN PLACE ET FAIRE VIVRE LE SYSTÈME.
C’est une erreur. Les nouvelles versions de l’ISO prônent avant tout la simplification documentaire. Un document n’est utile que si l’entreprise et ses utilisateurs le trouvent bénéfique. Sinon, il doit être supprimé. Dès lors, l’axiome de parcimonie s’applique avec pertinence.
Incontournable, l’engagement de tous est nécessaire et plus particulièrement celui de la direction : « On ne peut pas plus que son chef ». Un directeur doit comprendre, connaître et assimiler son système de management puisque, comme son nom l’indique, il sert à « manager ».
Dans telle société, le directeur décide de mettre en place
une revue de direction trimestrielle de l’intégralité du système
de management. Cette réunion, bien préparée et formalisée,
va servir de base à un échange avec l’ensemble du Codir et permettra les ajustements nécessaires entre tous les services.
Porté par son management, le système va vivre. Condition nécessaire, qui n’est cependant pas toujours suffisante. En effet, il faut aussi tabler sur l’adhésion et l’implication de l’ensemble du personnel. D’où l’importance de trouver les bons modes de communication, par exemple afin qu’un document d’instructions soit accepté et respecté. Rien de pire qu’une procédure opérationnelle pondue dans les bureaux, loin des machines. Elle ne vivra vraiment que si les personnels concernés sont intéressés à sa rédaction. Et elle vivra d’autant mieux qu’elle sera auditée régulièrement par ces mêmes agents. Une formation à l’audit doit donc être déployée au plus près du terrain. J’ai moi-même expérimenté cette attitude très judicieuse à de nombreuses reprises.
Rien n’interdit, c’est la première façon de faire, de mettre en place des audits
de terrain, audits ciblés, conformes aux différents systèmes ISO, intégrant des dimensions Qualité, Sécurité, Environnement, Énergie, etc. Ils seront focalisés sur une procédure, sur un mode opératoire, une pratique, un poste… et de courte durée, disons une heure, y compris le compte rendu simplifié. Ils seront réalisés en binôme permettant ainsi à un novice de se former, ou à deux personnes de services différents de découvrir ensemble une activité. Ainsi, un administratif du contrôle
de gestion et une cheffe d’atelier peuvent auditer ensemble une opération
de maintenance, échangeant sur le terrain avec l’opérateur, confrontant ce qui est réalisé sous leurs yeux à ce qui est écrit, dialoguant et enrichissant le document tout en s’enrichissant mutuellement. La confiance et la bienveillance, qui sont
au cœur de l’axiome « d’humanité », sont absolument nécessaires. La formule a été testée avec succès à plusieurs reprises. J’ai notamment conduit avec succès une expérience dans une usine où près de 30% de la population a été formé à l’audit
de terrain. Ce mode de fonctionnement responsabilise et crée beaucoup de liant. L’audité d’aujourd’hui sera l’auditeur de demain.
Une autre solution astucieuse consiste à créer des pilotes de processus et des parrains ou marraines de standards de performance HSE. En fait, l’idée est
de déléguer la gestion et la responsabilité d’un processus ou d’un standard HSE (espace confiné, gestion des déchets, etc.) à une personne dans l’entreprise. Cette responsabilité doit être réelle, allant de la validation de tous les documents de son domaine jusqu’à répondre aux auditeurs externes lors de l’audit de certification. Dans ce cas-là, le service HSEQ se cantonnera à être le garant du maintien
en cohérence de la documentation avec les exigences du système de management. Cette façon de faire est très efficace. Dans une entreprise dont j’ai été responsable, elle a permis aux chefs de secteur de réduire le nombre de documents en service
de moitié, de répondre plus efficacement lors des audits et surtout d’augmenter l’engagement de tous en plaçant la responsabilité au cœur de leur métier.
Un système de management n’est pas de la paperasse. Il n’est pas de la théorie. Pour être efficace, pour devenir efficient, il doit concerner tout le monde et toujours rester vivant. Il doit être porté et même supporté par le plus grand nombre au sens anglais du terme, la direction assurant le rôle de clé de voûte du système et plaçant sa gestion au cœur de chaque service.
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Le Président est mort ce jeudi 26 septembre 2019.