S’ASSURER DE LA CORRECTE FORMATION DU PERSONNEL POUR L’ACCOMPLISSEMENT DES TÂCHES QUI LUI INCOMBENT EST UNE QUESTION DE BON SENS, MAIS AUSSI UNE EXIGENCE LÉGALE.
En cas d’accident, l’inspection du travail requerra du chef d’établissement qu’il lui communique la preuve que les formations ont été régulièrement suivies, y compris les recyclages périodiques, et les habilitations correspondantes dûment délivrées ou renouvelées.
Dans le cadre réglementaire et normatif en vigueur, advenant un défaut à ce stade, la responsabilité de la direction se trouverait engagée, sa responsabilité pénale s’entend. Précision : le fait que l’habilitation reconnaisse la capacité et non la compétence de l’agent ne retire rien à l’imputabilité, ni aux sanctions encourues. Le titre d’habilitation, assimilable à un permis renouvelable, est obligatoire. Il doit être disponible, à jour, présentable aux autorités de contrôle le cas échéant.
Cependant, dans la pratique, la gestion d’un grand nombre d’habilitations variées peut rapidement devenir un casse-tête pour les services RH et QSE, une source de conflits et de tensions, facteur d’erreurs et donc de fautes.
Pour la bonne gestion des habilitations et des formations, le plus simple et le plus rigoureux consiste à mettre en place une matrice « habilitations / formations » sous la forme d’un fichier ou d’une base qui renseigne sans ambiguïté et avec précision sur : « qui doit être formé à quoi, quand et comment », et ce faisant simplifie et optimise le management du budget de formation, tout en respectant scrupuleusement les exigences réglementaires.
Le principe peut sembler contraignant. La méthode peut paraître lourde et bureaucratique, mais en se donnant la peine de passer la démarche au crible de l’efficience, il n’est pas bien compliqué de simplifier cette gestion.
Dans tous les cas, l’indispensable est que chaque employé concerné (voire chaque personne appelée à travailler sur le site, y compris les stagiaires et les intervenants des entreprises extérieures) ait une formation de base en HSE (ou QSE), délivrant une sorte d’habilitation générale à intervenir dans l’établissement. Cette formation est à configurer de façon à bien couvrir toutes les exigences de l’entreprise, en prenant soin d’aborder les obligations légales d’information (par exemple légionnelles, permis de feu, conduite d’engin, électricité, etc.) de manière exhaustive. À l’issue de la séance, prévoir un test de validation est fortement conseillé. Par souci d’efficience, afin de ne pas monopoliser trop de ressources, la procédure peut être automatisée, par exemple par le biais du e-learning.
Quand bien même la loi ou la norme (ISO 45001, notamment) ne prévoit pas de date limite de validité pour la formation de base, il semble hautement recommandable,
et je pense pour ma part indispensable, qu’un rappel soit fait au bout de quelques années. Dans les entreprises où je suis intervenue, ce délai est le plus souvent de 2 ans. Pour le respecter, par exemple, on peut placer un macaron de couleur sur le casque, macaron différent pour chaque année, afin de repérer d’un simple coup d’œil les employés à recycler. Simple, rapide et efficace. Fiable.
Concernant les habilitations réglementaires ou fortement conseillées (habilitation électrique, conduite de chariot, pontier, etc.), que l’entreprise opte pour une formation interne ou pour une formation externe, la procédure doit être rigoureuse et infaillible : bien enregistrer dans la base l’habilitation donnée par le chef d’établissement à chaque employé formé (avec parfois la validation requise du médecin du travail), sans oublier le renouvellement (ou pas) à la date d’échéance. L’outil informatique est donc critique. Il doit comporter un système d’alerte automatique avec rappels aux différentes parties prenantes.
Enfin, d’autres formations plus spécifiques à l’entreprise sont colligées dans la base d’habilitation.
Chaque employé dispose du récapitulatif individuel de ses formations et de ses habilitations qu’il doit garder sur lui. Avantageusement, l’employeur met en place un « passeport sécurité ».
Plusieurs solutions de gestion sont envisageables suivant la taille, l’activité et la complexité du site. Elles vont du simple fichier sous tableur correctement configuré, au logiciel dédié HSEQ paramétré avec sérieux et précision. Aussi convient-il avant tout de bien dimensionner les besoins et de voir suffisamment loin pour anticiper.
